Immer wieder rechnen Vermieter zu spät oder noch schlimmer schlichtweg falsch ab. Grundsätzlich muss der Vermieter über die Betriebskosten jährlich abrechnen. Die Belege für das jeweilige Jahr müssen also spätestens zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraumes vorgelegt werden. Über die Betriebskosten ist daher in der Regel spätestens zum 31.12. des Folgejahres abzurechnen.
Andernfalls kann der Mieter bezüglich der zu einem späteren Zeitpunkt vom Vermieter geltend gemachten Betriebskostenrückständen Verwirkung einwenden.
Soweit der Mieter davon ausgeht, dass die bereits bezahlten Nebenkosten überhöht waren, verjährt sein Rückforderungsanspruch grundsätzlich nach drei Jahren.
Fehler bei Nebenkostenabrechungen bestehen häufig darin, dass der Vermieter oder Hausverwalter Nebenkosten zulasten des Mieters abrechnet, die nicht umlagefähig sind.
In § 556 I 2 BGB macht der Gesetzgeber klare Vorgaben und definiert Betriebskosten als Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie fortlaufend entstehen. Der Gesetzgeber konkretisiert diese Definition der umlegbaren Nebenkosten in § 556 I 3 BGB, indem er zur Aufstellung der Betriebskosten auf die Betriebskostenverordnung (§ 2 Betriebskostenkatalog) verweist, die die vorhergehen-de II. Berechnungsverordnung Anlage 3 zu § 27 seit dem Jahr 2004 abgelöst hat.
Die Betriebskostenverordnung zählt insgesamt 16 Positionen denkbarer Nebenkosten auf. Ziffer 17 bezieht sich auf sonstige Betriebskosten, mit der der Vermieter vergleichbare Positionen einbeziehen kann. Allerdings ist diese Position kein Auffangbecken für alle erdenklichen Kosten.
Nicht umlegbare Nebenkosten sind z. B. Reparaturkosten der Wohnanlage, Instandhaltungskosten, Verwaltungskosten, wie z. B. Kosten des Hausverwalters, Nebenkostenanteile für leer stehende Wohnungen, Bank- und Kontoführungsgebühren, Zinsen, Porto, Telefon, sofern sie der Verwaltung dienen und vorwiegend im Interesse des Vermieters aufgewendet werden.
Der erste Schritt des Mieters bei Überprüfung seiner aktuellen Nebenkostenabrechnung sollte nach Möglichkeit zunächst immer ein Vergleich mit den Nebenkostenabrechnungen der vorhergehenden Jahre sein. Dabei sollte der Augenmerk vor allem auf die Verbrauchs-werte von Heizung und Warmwasser gehen. Ferner sollten die in der Betriebkostenabrechnung enthaltenen Positionen der Reihe nach durchgegangen und Auffälligkeiten gegenüber den Vorjahren überprüft werden. Dabei kann die Auffälligkeit nicht nur darin bestehen, dass eine Position betragsmäßig von den identischen Positionen der Betriebskostenabrechnungen der Vorjahre erheblich abweicht, sondern auch darin, dass neue Abrechnungspositionen auftauchen, die in bisherigen Betriebskostenabrechnungen nicht enthalten waren.
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