Aufgrund der vorrangigen Pflicht der Wohnungseigentümer, die nach § 21 Abs. 5 Nr. 2 WEG erforderlichen Maßnahmen zur Instandhaltung und Instandsetzung zu beschließen, bestehen die Verwalterpflichten primär darin, Instandhaltungs- und Instandsetzungsbedarf festzustellen und die Willensbildung der Eigentümer durch Beschluss zu unterstützen, indem die Beschlussfassung vorbereitet und durchgeführt wird.
Dabei beschränken sich die Informationspflichten des Verwalters gegenüber den Wohnungseigentümern nicht darauf, den von ihm festgestellten Bedarf für eine Baumaßnahme darzustellen. Vielmehr sind von diesem auch Möglichkeiten aufzuzeigen, wie dieser Bedarf zu erfüllen ist. In diesem Zusammenhang sind die Eigentümer über die gesetzlichen Anforderungen an die Maßnahme, sowie über die Voraussetzungen der Beschlussfassung aufzuklären. Weiter ist auch eine Kostenprognose zu erstellen.
Vor einem Beschluss der Wohnungseigentümer über die Vergabe von größeren Aufträgen zur Durchführung von Erhaltungsarbeiten sind seitens des Verwalters mehrere Vergleichsangebote einzuholen, wobei dies in der Regel mindestens drei sind. Dabei müssen die Angebote vergleichbar sein, d. h. die angebotenen Leistungen dürfen nicht voneinander abweichen.
Ein Anfechtungsrecht steht auch demjenigen Wohnungseigentümer zu, der für einen Beschluss gestimmt hat.
Als dringend im Sinne von § 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG sind solche Fälle einzustufen, die aufgrund ihrer Eilbedürftigkeit eine vorherige Einberufung einer Eigentümerversammlung nicht gestatten. Maßgeblich ist, ob die Erhaltung des Gemeinschaftseigentums gefährdet wäre, wenn nicht umgehend gehandelt würde.
Aufgrund der primären Zuständigkeit der Wohnungseigentümer für Maßnahmen der Instandhaltung und Instandsetzung muss der Verwalter auch in eilbedürftigen Fällen möglichst einen Beschluss der Wohnungseigentümer herbeiführen, ggfs. unter Verkürzung der Ladungsfrist.